17. mája 2024 – Pojmy „elektronizácia“ a „digitalizácia“ sa často mylne používajú ako synonymá. V skutočnosti majú veľmi rozdielny význam, ktorý spočíva v spôsobe, akým sa papierové organizácie premieňajú na elektronické.
Digitalizácia len prevedie existujúce pracovné postupy do elektronickej podoby, či sú dobré alebo nie. Výsledkom je digitálny, ale rovnaký postup práce, ako bol papierový. A vo väčšine prípadov to nestačí. Digitalizácia bez auditu papierových postupov znamená zložitý elektronický proces, ktorý papierovú komplikovanosť len prenesie do digitálnej podoby.
Elektronizácia je o analýze. Je to hĺbkový pohľad na prácu organizácie. Dôkladné preverenie toho, čo je potrebné a vynechanie neslúžiaceho. Tímy odborníkov – analytikov celú organizáciu doslova „rozmenia na drobné“. Skúsené oko analytika zachová len to, čo je skutočne podstatné. Výsledkom elektronizácie je úplne nový, lepší a rýchlejší spôsob práce celej organizácie.
Kľúčom je dobrá technológia a skúsený tím
Potrebujeme kvalitnú technologickú platformu, postupné napredovanie a hĺbkovú spoluprácu na všetkých úrovniach organizácie. A samozrejme, agilný, flexibilný postup. Čo to všetko znamená?
Technológia na elektronizáciu sa všeobecne nazýva „agendový systém“. S jeho pomocou sa „vystavia elektronická organizácia“. Ako budú vyzerať elektronické dokumenty, kde sa budú ukladať, kto s nimi bude pracovať, ako sa budú meniť a schvaľovať. Namiesto izolovaných excelových tabuliek vzniknú prehľady pre všetkých podľa oprávnení, neustále aktuálne.
Postupné napredovanie je dôležité hlavne pri veľkých organizáciách s mnohými zodpovednosťami. Organizácia sa „rozoberie“ na logické celky a každý sa analyzuje otázkami typu: „Akú pridanú hodnotu prináša tento úkon? Ako dosiahnuť cieľ s čo najmenším počtom krokov?“ Až potom vznikajú pracovné postupy bez zdržaní, prehľadné a jednoduché.
Hĺbková spolupráca robí z elektronizácie partnerský projekt. Analytici musia byť profesionálni a skúsení, aby spolu s internými odborníkmi organizáciu rozobrali a znovu poskladali do výborne fungujúceho celku.
„Agilný“, teda rýchly, flexibilný je spôsob práce. Kým analytici rozoberajú jeden celok, programátori tvoria druhý a klient skúša tretí, už navrhnutý. Odborníci opätovne testujú, hodnotia a vylepšujú každý jeden celok dovtedy, kým s ním nie je klient spokojný.
Elektronický formulár – špička ľadovca
Väčšina z nás pozná „elektronizáciu“ ako formuláre na vybavenie úkonov z domova či kancelárie, bez potreby navštevovať úrady. Prípadne ako elektronickú schránku na prácu s oficiálnymi dokumentmi.
Tieto služby sú však len výsledkom – špičkou ľadovca. Pod nimi sú komplexné systémy, s ktorými pracujú zamestnanci úradov a integračné služby, ktoré jednotlivé systémy spájajú a odbúravajú tak opakujúce sa vyžiadavanie rovnakých dát.
Čo teda „leží“ pod elektronickým formulárom?
- Modelovanie pracovných a schvaľovacích procesov. Zmeny v postupoch práce alebo v legislatíve sa nedajú vopred predvídať. Preto musí mať agendový systém intuitívny, vizuálny editačný systém (backend), v ktorom si klient ako správca systému kedykoľvek samostatne mení pracovné alebo schvaľovacie postupy v celej elektronickej agende.
- Vlastné elektronické služby. Rovnako by klient mal mať možnosť flexibilne si tvoriť od základov rôzne typy nových elektronických formulárov, kombinovať ich do celkov elektronických služieb a prispôsobovať „za pochodu“ meniacim sa požiadavkám.
- Práca s mapou. Veľa dát má aj polohu v priestore, ako budovy, infraštruktúra či pohybujúce sa vozidlá. Na rýchle a prehľadné rozhodovanie je preto dôležitá aj lokalizácia na mape a popis dát cez mapu.
- Automatizácia. Mnohé procesy sa dajú vykonať úplne bez zásahu človeka a systém poskytne len upozornenie, že sa úkon vykonal. Sú systémy, ktoré fungujú skoro úplne automaticky.
- Intuitívnosť. Keďže cieľom elektronizácie je dostupnosť služieb dotknutým stranám kdekoľvek a kedykoľvek, intuitívny dizajn a ľahkosť používania na rôznych platformách a mobilných zariadeniach je kľúčová.
_______________
yAgenda je overená slovenská technologická platforma pre digitalizáciu. Vyvinula ju spoločnosť YMS, ktorá úspešne elektronizovala mnohé významné štátne organizácie. Už 35 rokov dodáva mapové portály, technické a prevádzkové systémy a venuje sa komplexnej elektronizácii organizácií.