31. marca 2022 – Elektronická správa zmlúv si vyžaduje viac, ako by sa na prvý pohľad zdalo. Jasné pracovné procesy, hierarchické schvaľovanie, nepriestrelnú bezpečnosť a bezchybnosť, kontrolu a správne zverejňovanie.
Riešenie pre elektronické služby, yAgenda, ktoré už používa pomerne veľké percento našich klientov, plne pokrýva všetky tieto požiadavky. „Naposledy sme register zmlúv nasadzovali pre Slovenský pozemkový fond (SPF) ako jeden z troch modulov pre elektronické služby. Pod názvom Právne akty sa stará o evidenciu, spracovanie, schvaľovanie a prípravu na zverejnenie všetkých zmlúv SPF. Podobne ako väčšina organizácií verejných služieb, aj SPF má rôzne druhy zmlúv, pričom každý druh si vyžaduje inú postupnosť schvaľovacieho procesu,“ hovorí hlavný analytik pre riešenie yAgenda v SPF, Peter Mikuláš.
SPF spravuje poľnohospodárske nehnuteľnosti vo vlastníctve SR a nakladá s pozemkami neznámych vlastníkov. S tým súvisia stovky úkonov a právne záväzných dokumentov voči vlastníkom, oprávneným osobám a tretím stranám. Viacstupňové schvaľovanie a kontrola, ktorú robia pracovníci s rozdielnymi právomocami. SPF je tak typickým príkladom organizácie, ktorá potrebuje praktický a flexibilný spôsob nakladania so zmluvami. Taký, ktorý procesy zjednoduší, sprehľadní a právne akty posúva automaticky prípravou, kontrolou a schválením s čo najmenším zaťažením ľudí. Cieľom je, samozrejme, aj manažérsky prehľad a kontrola, rýchlosť, dohľadateľnosť a odstránenie chybovosti.
Nastavenie schvaľovacích procesov je kľúčovým bodom pri príprave elektronického riadenia zmlúv v akejkoľvek organizácii. „SPF má desiatky typov zmlúv a desiatky typov schvaľovacích procesov, ktoré v systéme bežia automaticky. Keď pracovník dokončí svoju časť práce, systém automaticky upozorní ďalšieho, ktorého úkon nasleduje. Ide o spoluprácu mnohých ľudí a úkonov, prehľadnosť a správnosť je kritická. Preto ešte predtým, ako začneme navrhovať softvér, s klientom skontrolujeme a vyladíme procesy. Elektronizácia musí priniesť hlavne zjednodušenie a zrýchlenie práce. A teda do softvéru sa dostane len práca s pridanou hodnotou, všetky neužitočné alebo duplicitné úkony sa zrušia,“ pokračuje Peter Mikuláš.
Špeciálnou požiadavkou pri agende zmlúv je bezpečnosť. Preto hneď pri zaevidovaní zmluvy systém automaticky generuje bezpečnostný QR kód s hlavnými náležitosťami zmluvy. „QR kód, na ktorý má klient špeciálnu čítačku, sprevádza zmluvu od jej vzniku cez celý proces schvaľovania až do finálneho zverejnenia. Vo viacerých fázach spracovania zmluvy sa overuje s reálnym stavom zmluvy, aby nedošlo k omylom či zámenám,“ vysvetľuje Peter Mikuláš.
Obľúbenou súčasťou riešenia yAgenda je tzv. dashboard, alebo hlavná obrazovka, ktorú má každý užívateľ prispôsobenú pre seba. Vytiahne si na ňu skratky k najčastejšie používaným úlohám alebo modulom, nastaví a uloží si svoje filtrovanie údajov, prebehne splnené a nesplnené úlohy a skontroluje nové notifikácie. Aj nové dokumenty vytvára z prednastavených šablón, do ktorých sa údaje automaticky doplnia z databázy, čím sa odstráni hľadanie údajov, vypisovanie a potenciál na chyby. Každý pracovník má k dispozícii len to, čo potrebuje a na veľa úkonov mu stačí len kontrolný odklik.